Dokumentacja jest narzędziem umożliwiającym w dowolnym czasie powrót do oznaczania znaleziska lub weryfikację pierwotnego oznaczenia. Celem dokumentacji jest stworzenie trwałych zapisów cech, które są ulotne i przestają być dostępne w przeciągu godzin od zbioru lub zanikają w czasie konserwacji. Elementem dokumentacji są zachowane zarodniki i wysuszone egzemplarze znalezionych grzybów. O ile ich wygląd, barwa, zapach w procesie suszenia ulega zatraceniu to cechy budowy mikroskopowej są zachowane w sposób trwałych.
Wysyp
Po przyniesieniu zbiorów do domu należy możliwie szybko nastawić
wysyp zarodników. Im krótszy czas od zbioru i im lepsza kondycja owocników (ta zależy głównie od
sposobu transportu), tym większa obfitość wysypu. Z każdego zbioru wybieramy 1-2 kapelusze na wysyp zarodników. W przypadku dużych grzybów można na wysyp nastawić jedynie fragment kapelusza, np. połowę.
Notatka
Podstawą dokumentacji jest sporządzenie notatki ujmującej te wszystkie cechy, które są nie do stwierdzenia w eksykacie lub na dokumentacji fotograficznej.
O notatce.
Fotografia
Obecnie wykonanie dokumentacji fotograficznej jest stosunkowo proste i tanie. Taka dokumentacja nie zastępuje notatki (nie dokumentuje np. zapachu, konsystencji, wrażeń dotykowych ale stanowi niezwykle cenne, bo obiektywne, uzupełnienie notatki.
O dokumentacji fotograficznej.
Zielnik
Egzemplarze zielnikowe są dowodem na znalezienie gatunku. Suszki zachowują wszystkie cechy budowy mikroskopowej. Umożliwiają, wraz z pozostałymi dokumentami, powrót do oznaczania gatunków dowolnym czasie po zbiorze (także po wielu latach).
O zielniku (eksykatach) i ich przechowywaniu.