Notatka musi zawierać przynajmniej wszystkie te informacje które ulegają zatarciu w czasie zbioru i w czasie późniejszych badań i konserwacji owocników grzybów.
Elementy notatki w terenie
Gromadzenie informacji do notatki zaczyna się już podczas zbioru i jest kończone podczas opracowywania zbiorów w domu. Technika notowania. W terenie można oczywiście ołówkiem w kajeciku lub na kopercie do której będziemy wkładali znalezione egzemplarze (o ile używamy kopert do tego celu). Jednak w warunkach terenowych manipulowanie ołówkiem i zeszytem jest dość niewygodne i może zniechęcać do robienia pełnych notatek. Wg. mojej praktyki idealny jest tu dyktafon. Dobrze go wsadzić do woreczka strunowego aby nie był narażony na zawilgocenie. Należy mówić powoli i wyraźnie, zwłaszcza liczby, nie ruszając dyktafonem (bo trzaski mogą wszystko zagłuszyć. Przy sporządzaniu notatki w wersji papierowej przepisujemy te informacje.Dane na temat lokalizacji i warunków atmosferycznych
Notujemy datę zbioru, informacje o pogodzie i temperaturze, opadach (także w okresie poprzedzającym dzień zbioru). Informacje o lokalizacji i rodzaju terenu. Dla poszczególnych znalezisk pożądane jest podanie informacji precyzyjnej o lokalizacji znaleziska, takiej która umożliwia powrót na to samo miejsce w następnych latach. Tu można stosować GPS, posiłkować się szkicem.Siedlisko, podłoże, sposób wzrostu
Informacje o siedlisku (las, rodzaj lasu, gatunki drzew, łąka, itd.), podłożu (gleba, drewno, rodzaj drzewa i stopień rozłożenia drewna, itd.), sposobie wzrostu owocników (pojedynczo, gromadnie, w wiązkach, liczebność owocników).Numery zdjęć i określenie skali odwzorowania
Jeśli sporządzamy dokumentację fotograficzną notujemy nr. klatek, czy zdjęć w aparacie cyfrowym. Wysoce pożądane, choć niestety rzadko stosowane, jest podanie informacji o skali odwzorowania na zdjęciu. Więcej o tym na stronie o dokumentacji fotograficznejCechy ulotne
Na etapie pracy terenowej należy też odnotować cechy ulotne. W szczególności do nich należą fioletowe i niebieskie barwy widoczne u wielu młodych egzemplarzy zasłonaków i strzępiaków. Dobrze też określić w terenie zapach i smak. U mleczajów dobrze określić barwę i przebarwianie się soku mlecznego, ponieważ może on łatwo zaschnąć podczas transportu.Nic nie stoi na przeszkodzie aby określić w terenie też inne cechy i przepisać je do notatki podczas opracowywania zbiorów w domu.
Cechy różnicujące
Często zachodzi w czasie pracy terenowej potrzeba zaszeregowania znalezionych egzemplarzy do różnych gatunków. Szczególnie często ten problem występuje przy oznaczaniu gołąbków ponieważ egzemplarze różnych a pod względem barwy niemal identycznych gatunków potrafią rosnąć w zmieszaniu. Wykonujemy wtedy w terenie określenie dodatkowych cech różnicujących jak. smak i zapach miąższu, jego konsystencja, barwa blaszek, reakcja miąższu z FeSO4 lub gwajakiem. Oczywiście uzyskane w ten sposób informacje notujemy bo oszczędza to pracy w domu. Wstępne segregowanie w przypadku gołąbków musi być kontynuowane w czasie pracy w domu przez określenie barwy wysypu zarodników i innych cech.Zakończenie notatki podczas opracowywania zbiorów
Pozostałe cechy notujemy podczas opracowywania zbiorów w domu. Notatka powinna mieć trwałą formę materialną. Dlatego lepiej sporządzać ją ołówkiem na dobrym papierze. Ja dodatkowo uwieczniam je co jakiś czas w postaci elektronicznej skanując i nagrywając na CD.
Karty z notatkami przechowuję w układzie chronologicznym w segregatorze w koszulkach. Każde znalezisko jest oznaczone w nich kodem RRMMDD-N gdzie RRMMDD to data zbioru a N numer kolejny zbioru. Kartka z kodem jest też umieszczona w woreczku razem z eksykatem.
Przy sporządzeniu notatki kluczową sprawą jest to aby nie pominąć zapisu istotnych cech. Aby tego uniknąć można się posiłkować gotowym szablonem lub listą cech idąc po której tworzymy notatkę nie pomijając niczego. Z gotowymi szablonami jest ten problem, że różne grupy grzybów wymagają swojego specyficznego zestawu cech np. muchomory danych o pochwie, łatkach i pierścieniu. Jeśli interesujemy się jedynie wybraną grupą grzybów gotowe szablony są jednak wysoce godne polecenia ponieważ dodatkowo przyśpieszają sporządzenie notatki.
W domu możemy też kontynuować wykonywanie dokumentacji fotograficznej. Jest to dobre miejsce gdzie można spokojnie zrobić fotografie detali.