Notatka z wyprawy dla poszczególnych znalezisk grzybów jest podstawowym dokumentem przy oznaczaniu grzybów. Zawierają one te informacji które obok dokumentacji fotograficznej i eksykatów umożliwiają oznaczenie nie tylko w czasie bezpośrednio po zbiorze ale i dowolnie później.
Pozostałe cechy notujemy podczas opracowywania zbiorów w domu. Notatka powinna mieć trwałą formę materialną. Dlatego lepiej sporządzać ją ołówkiem na dobrym papierze. Ja dodatkowo uwieczniam je co jakiś czas w postaci elektronicznej skanując i nagrywając na CD.
Przy sporządzeniu notatki kluczową sprawą jest to aby nie pominąć zapisu istotnych cech. Aby tego uniknąć można się posiłkować gotowym szablonem lub listą cech idąc po której tworzymy notatkę nie pomijając niczego. Z gotowymi szablonami jest ten problem, że różne grupy grzybów wymagają swojego specyficznego zestawu cech np. muchomory danych o pochwie, łatkach i pierścieniu. Jeśli interesujemy się jedynie wybraną grupą grzybów gotowe szablony są jednak wysoce godne polecenia ponieważ dodatkowo przyśpieszają sporządzenie notatki.
